Большинство изменений можно разделить на три категории:
1. Изменения масштаба, как например, изменения дизайна или внесение дополнений, относятся к большим изменениям; например, клиент вносит изменения в характеристики или дизайн, продукции, что приведет к ее улучшению.
2. Работ по планам, разработанным на случай непредвиденных обстоятельств в случае риска, относится к изменениям в показателях основных затрат и графиков (работ).
3. Предлагаемые членами проектной команды изменения для улучшения работы, процесса и т.д. составляют еще одну категорию.
Так как изменения неизбежны, то хорошо налаженный процесс проверки и контроля над изменениями должен вводится на ранних стадиях цикла планирования проекта.
На практике большинство систем контроля над изменениями призваны выполнять следующие функции:
1. Выявить возможные изменения.
2. Составить список всех ожидаемых последствий возможных изменений с указанием того, как они повлияют на график и смету.
3. Официально рассмотреть, взвесить, оценить и одобрить или отклонить изменения.
4. Участвовать в обсуждении и разрешении конфликтов, возникающих по поводу изменений условий и затрат.
5. Доводить информацию об изменениях до сведения тех сторон, которых они касаются.
6. Назначать ответственность за вынесение изменений.
7. Отслеживать все изменения, которые необходимо вносить.
Чаще всего внесение изменений приводит к увеличению затрат, отставанию от графика работ, стрессам у членов рабочей команды, прерывает последовательность выполнения работ; поэтому достаточно часто члены команды сопротивляются предложениям внести изменения.
Каждое одобренное изменение должно быть четко указано и отражено в структуре распределения работы по этапам проекта и в основе проекта.
Если систему контроля над изменениями не объединить со структурой распределения работы по этапам проекта и основой проекта, то и план проекта, и контроль вскоре придут к самоуничтожению.
Одним из ключевых моментов успеха в процессе контроля над внесением изменений является составление официального документа.
Система контроля над внесением изменений дает следующие преимущества:
1. Необходимость составлять официальные документы приводит к отказу от внесения необоснованных изменений.
2. Информацию о затратах на внесение изменений заносят и хранят в базе данных.
3. Сохраняется целостность структуры распределения работы по этапам проекта и мер по внесению изменений.
4. Прослеживается выделение и использование средств из сметного резервного фонда и резервного фонда управления.
5. Четко определяется ответственность за внесение изменений.
6. Последствия внесенных изменений четко видны и понятны всем заинтересованным сторонам.
7. Внесение изменений четко отслеживается.
8. Изменения в масштабе быстро отразятся на основе проекта и работе над ними.Контроль над проектом во многом зависит от непрерывности процесса контроля над изменениями.
