Управление проектами. Изменения в проекте: управление и контроль.

Справиться с изменениями в проекте и проконтролировать  их оказывается трудной задачей для большинства управляющих проектом.

Большинство изменений можно разделить на три категории:

1. Изменения масштаба, как например, изменения дизайна или внесение дополнений, относятся к большим изменениям; например, клиент  вносит изменения в характеристики или дизайн, продукции, что приведет к ее улучшению.

2. Работ по планам, разработанным на случай непредвиденных обстоятельств в случае риска, относится к изменениям в показателях основных затрат и графиков (работ).

3. Предлагаемые членами проектной команды изменения для улучшения работы, процесса и т.д. составляют еще одну категорию.

Так как изменения неизбежны, то хорошо налаженный процесс проверки и контроля над изменениями должен вводится на ранних стадиях цикла планирования проекта.

На практике большинство систем контроля над изменениями призваны выполнять следующие функции:

1. Выявить возможные изменения.

2. Составить список всех ожидаемых последствий возможных изменений с указанием того, как они повлияют на график и смету.

3. Официально рассмотреть, взвесить, оценить и одобрить или отклонить изменения.

4. Участвовать в обсуждении и разрешении конфликтов, возникающих по поводу изменений условий и затрат.

5. Доводить информацию об изменениях до сведения тех сторон, которых они касаются.

6. Назначать ответственность за вынесение изменений.

7. Отслеживать все изменения, которые необходимо вносить.

Чаще всего внесение изменений приводит к увеличению затрат, отставанию от графика работ, стрессам у членов рабочей команды, прерывает последовательность выполнения работ; поэтому достаточно часто члены команды сопротивляются предложениям внести изменения.

Каждое одобренное изменение должно быть четко указано и отражено в структуре распределения работы по этапам проекта и в основе проекта.

Если систему контроля над изменениями не объединить со структурой распределения работы по этапам проекта и основой проекта, то и план проекта, и контроль вскоре придут к самоуничтожению.

Одним из ключевых моментов успеха в процессе контроля над внесением изменений является составление официального документа.

Система контроля над внесением изменений дает следующие преимущества:

1. Необходимость составлять официальные документы приводит к отказу от внесения необоснованных изменений.

2. Информацию о затратах на внесение изменений заносят и хранят в базе данных.

3. Сохраняется целостность структуры распределения работы по этапам проекта и мер по внесению изменений.

4. Прослеживается выделение и использование средств из сметного резервного фонда и резервного фонда управления.

5. Четко определяется ответственность за внесение изменений.

6. Последствия внесенных изменений четко видны и понятны всем заинтересованным сторонам.

7. Внесение изменений четко отслеживается.

8. Изменения в масштабе быстро отразятся на основе проекта и работе над ними.

Контроль над проектом во многом зависит от непрерывности процесса контроля над изменениями.